耗材管理最常见的两种失手：一是高峰期杯子用完了，机器还能出饮品但没杯可接，等于停业；二是备了半年的量，堆在角落受潮变形，最后整批报废。这两种看着相反，根子是同一个——没有按出杯量倒推。
按出杯量倒推的好处是，它把「备多少」变成一个可算的数，而不是凭感觉。出杯量稳定之后，安全库存自然就出来了，不需要每周开会讨论。
还有一个容易被忽略的点：耗材的规格比数量更重要。杯子换了型号，杯盖就合不上；吸管换了粗细，奶茶里的料吸不上来。规格统一是库存管理的前提。
第一个数是日均出杯量，取最近两周的平均，不要用最好那天的数字。第二个数是补货间隔天数，从下单到收货的实际天数，不是理论天数。第三个数是单杯耗材用量，一般是一杯一盖一吸管，但有些品类会多一个防漏纸或者搅拌棒。
三者相乘就是补货周期内的消耗量，再乘 1.3 到 1.5 作为缓冲，就是安全库存。这个缓冲不是浪费，它挡的是「物流晚两天」和「突然来一波团购」这两种情况。
举个算的方式（数字只是示例）：日均 40 杯、补货间隔 7 天、一杯一盖一吸管，那么周期内要 280 套，按 1.4 倍缓冲就是 392 套。库存低于 280 就该补，不要等到见底。
干燥。纸杯和纸盖最怕潮，受潮后杯壁变软，装机时会卡杯。存放位置离地十厘米以上，别直接放在地面或者靠外墙。
避光。长时间日晒会让部分塑料杯盖变脆，装机时容易裂。放在柜子里比堆在窗边好。
不压。整箱堆叠超过五层，底层的杯子会变形。变形不明显，但装机时的卡杯率会上升，而这个问题很难直接归因到存放方式上。
小点位常见的问题是没地方放。实用的办法是「少量多次」：把库存放在离点位最近的有条件的地方（比如同一栋楼的库房），点位只放三到五天的量。搬一趟的成本，比受潮报废一整箱低。
同一个点位，杯子只能有一个规格。听起来是常识，但实际很容易出问题：补货的人换了供应商、采购为了省钱换了大包装、临时借了隔壁点位的货，三种情况都会造成混用。
混用的直接后果是卡杯。机器的落杯结构是按固定口径设计的，差一两毫米就会卡。间接后果是客诉：杯盖合不严，顾客拿着走两步就洒了。
防混用的办法很土但有效：在耗材箱上写清点位编号和规格，入库时对一遍。另外把「杯型规格」填在补货单上，补货的人照着单子拿，不凭印象。
「还剩三箱」这个信息没有用，因为不知道能用几天。有用的表述是「按现在的出杯量还能用 12 天」。盘点表上直接写天数，比写数量直观。
盘点的频次建议跟补货绑在一起：每次补货时顺手盘一次，不额外安排时间。单独安排一次盘点，往往坚持不了两周。
盘点还要盘「损耗」。变形、受潮、卡过的杯子，要单独记一笔。这个数字上去了，说明存放或者搬运有问题，比等到断供再查有用。
一是为了单价便宜一次买半年的量。单价确实低了，但占地方、受潮风险、规格变更的沉没成本都算上，未必划算。
二是杯盖买通用款。通用款看着能配多种杯子，实际密封性往往不如专用款，洒漏的客诉会补回来。
三是吸管按最粗的买。粗吸管配纯饮，喝起来别扭。按品类分开备两种粗细，成本增加很少。
四是把耗材放在机器顶上。方便是方便，但机器顶部是散热口，长期堆放会影响散热，夏天尤其明显。
落地建议：做一张一页纸的耗材表——规格、单杯用量、安全库存、当前可用天数、补货点。贴在库房门口，谁补货谁填。
把库存集中放在有条件的地方，点位只放三到五天的量，靠提高补货频次来补。搬一趟的人力成本，通常比受潮报废一箱杯子低。另外可以跟场地方商量借用一个小储物柜，很多写字楼有空置的清洁间。
不一定，但必须同规格。不同品牌的同规格产品通常能配，前提是口径和卡扣结构一致。首次采购时拿几个实际试装，比看参数表可靠。